Redacción de Hallazgos
Concepto
El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que
se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en
particular, al comparar la condición [situación detectada- SER] con el criterio
[deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de
auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.
Todos los hallazgos determinados por la contraloría
territorial son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales,
penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas
situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o
insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la
normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado
(efecto).
En las contralorías territoriales, ante hechos
constitutivos de posibles hallazgos, se utilizará el término “observaciones de
auditoría”, que inicialmente se presentan como tal y se configuran como
hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en
la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, cuando ésta se da.
Dentro del proceso de la auditoría, la atención se
centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con
connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y
conceptos del auditor.
Los hallazgos se constituyen en un aspecto
importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis
profesional y objetivo refleja la situación del auditado.
La aplicación de técnicas y procedimientos permite
al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la
organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información,
casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.
La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar
disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se
pueda observar una narración coherente de los hechos.
Los procedimientos realizados se deben documentar
en los papeles de trabajo.
Características y requisitos del hallazgo
La determinación, análisis, evaluación y validación
del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las
características que lo identifican, las cuales exigen que éste debe ser:
CARACTERÍSTICA / REQUISITO CONCEPTO
Objetivo El
hallazgo se debe establecer con funda mento en la comparación entre el criterio
y la condición.
Factual
(de los hechos, o relativo a ellos) Debe estar basado en hechos y evidencias
precisas que figuren en los papeles de traba jo. Presentados como son,
independiente mente del valor emocional o subjetivo.
Relevante Que
la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción
colectiva del equipo auditor.
Claro Que
contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumen
tado y que sea válido para los interesados.
Verificable Que
se pueda confrontar con hechos, evi dencias o pruebas.
Útil Que su
establecimiento contribuya a la eco nomía, eficiencia, eficacia, equidad y a la
sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la
racionalidad de la administración para la toma de deci siones y que en general
sirva al mejoramien to continuo de la organización.
SEIS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA VALIDAR EL
HALLAZGO
Una debilidad o diferencia que en principio
constituye una observación de auditoría y que potencialmente pueda convertirse
en hallazgo deberá agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para
que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la
información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones
alcanzadas, en mesa de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Determinar y evaluar la condición y compararla con
el criterio;
• Verificar y analizar la causa y el efecto de la
observación;
• Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de
la evidencia;
• Identificar servidores responsables del área y
líneas de autoridad;
• Comunicar y trasladar al auditado las
observaciones;
• Evaluar y validar la respuesta.
Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase
de ejecución y los dos restantes, en la fase de informe.
Para la modalidad de la auditoría exprés, cuando la
contraloría territorial prescinda del informe preliminar, los seis aspectos
para validar los hallazgos se surtirán en la fase de ejecución.
Este análisis involucra la evaluación de las
diferencias entre la condición y los criterios de auditoría, incluyendo las
causas principales y la recopilación de evidencia.
En el análisis el auditor debe tener en cuenta que:
Las causas y los efectos estén interrelacionados y
que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo,
conocer el sistema de administración o manejo de los recursos humanos ayuda a
entender su punto de eficiencia.
Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado
cuando el caso así lo exija.
Las causas o los efectos pueden ser un hecho
aislado o patrón que indique potencialmente la ineficiencia del control fiscal
interno.
Las causas pueden ser externas al auditado.
Hasta donde sea posible, la relación causa - efecto
debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisión debe asegurar que
las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del análisis de causa y
efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la
administración del auditado.
Determinar y evaluar la condición y compararla con
el criterio
Consiste en establecer y reunir los hechos
deficientes relativos a la observación, mediante el debate y la valoración de la
evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, el cómo, el dónde y el
cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la
comparación de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.
La condición es la situación encontrada en el
ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o
procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparación entre “lo que es
- ser” -condición- con “lo que debe ser” -criterio- , se pueden tener los siguientes
comportamientos:
Se ajusta a los criterios.
No se ajusta a los criterios.
Cuando la condición está acorde con el criterio se
considera que el auditado está cumpliendo con la normatividad, políticas y
parámetros establecidos para el desarrollo de su misión y objetivos
institucionales.
Cuando la condición no se ajusta a los criterios se
considera que el auditado no está cumpliendo con la normatividad, políticas y
parámetros establecidos para el desarrollo de su misión y objetivos
institucionales.
Toda desviación resultante de la comparación entre
la condición y el criterio se identifica como una observación, la que es
entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo. En la
evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el
juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo
auditor y por los fallos proferidos anteriormente por hechos de iguales o
similares al caso objeto de estudio.
Este procedimiento debe ser realizado cada vez que
el auditor culmina su prueba de auditoría y debe quedar documentado en los
papeles de trabajo.
Verificar y analizar las causas y efectos de la
observación
Una vez detectada la observación, el auditor debe
establecer las causas ó razones por las cuales se da la condición, es decir, el
motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple
observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber ser,
no es suficiente para configurar un hallazgo.
El auditor debe identificar, revisar y comprender
de manera imparcial las causas de la observación antes de dar inicio a otros
procedimientos. Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué
persiste y sí existen procedimientos internos para evitarla.
Generalmente, una debilidad del control fiscal
interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene
en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observación,
frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirán que el
auditor complemente su examen.
Las causas más recurrentes de problemas detectados
en la administración pública son:
• Deficiencias en la comunicación entre
dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es aún más grave cuando los
problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel
ejecutor.
Falta de conocimiento de requisitos.
Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes,
obsoletas o poco prácticas.
Uso ineficiente de los recursos.
Debilidades de control que no permiten advertir
oportunamente el problema.
Falta de delegación de autoridad.
Falta de capacitación.
Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.
Dentro del proceso de evaluación del auditado es
necesario considerar la relación que existe entre las causas y los efectos de
un hecho o situación determinada, por cuanto le facilita a su administrador
implementar las acciones correctivas o preventivas que le permitan mejorar la
gestión y los resultados.
Los efectos de una observación se entienden como
los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición
encontrada; normalmente representa la pérdida en dinero, bajo nivel de economía
y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos o ineficacia causada
por el fracaso en el logro de las metas.
Una deficiencia significativa puede definirse como
una omisión, error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente
o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes
áreas, ciclos o actividades del auditado.
Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar
las circunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organización y
el ambiente en que éste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia
de errores, irregularidades u omisiones.
Algunos efectos pueden ser:
• Uso ineficiente de recursos.
• Pérdida de ingresos potenciales.
• Incremento de costos.
• Incumplimiento de disposiciones generales.
• Inefectividad en el trabajo (no se están realizando
como fueron planeados).
• Gastos indebidos.
• Informes o registros poco útiles, poco
significativos o inexactos.
• Control inadecuado de recursos o actividades.
• Ineficacia causada por el fracaso en el logro de
las metas.
Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar
los efectos en la forma más específica posible, basándose en comprobaciones,
comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditoría interna u otras
fuentes apropiadas.
Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la
evidencia
La validez de una observación depende de su
importancia relativa. La importancia de un hallazgo se juzga, generalmente, por
su efecto. Además, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos
aislados o recurrentes y para este último caso indicar su frecuencia. Los
efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en términos
cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o número de
transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, la observación debe incluir
datos suficientes que demuestren su importancia. El análisis del auditor no
solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo
alcance, sean éstos tangibles o intangibles.
En cuanto sea posible, los auditores deben
determinar los efectos financieros o pérdida causada por una deficiencia
identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los
conceptos y opiniones emitidos en el informe.
Identificada la observación de auditoría, es
necesario establecer con qué frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y
aunque ésta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran
importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial.
Así, una condición adversa percibida en un programa
relativamente nuevo puede no ser recurrente aún, pero podría tener
implicaciones o posibilidades más importantes si no se elimina.
En el análisis deben tenerse en cuenta la
suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias.
Para cada observación se hace necesario evaluar la
suficiencia y pertinencia de la evidencia que la respalda y si ésta no cumple
con estos requisitos es necesario realizar procedimientos adicionales de
auditoría, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando
pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a través de distintas fuentes y
técnicas, cuando lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor
grado de confiabilidad.
Durante una auditoría es usual que se presente la
incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener
seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en
cuenta, frente a cualquier decisión, la relación costo/beneficio. La validez de
la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza
que pueda dar al auditor.
Identificar servidores responsables del área y
líneas de autoridad
Una vez analizada la observación, el auditor debe
identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones,
así como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya
relación directa frente a la observación formulada, especialmente cuando se
considera que ésta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras,
con el propósito de obtener la información necesaria para los trámites
posteriores.
Los manuales de funciones y reglamentos internos,
así como los objetivos concertados para la evaluación de desempeño y las órdenes
de servicio o contratos de prestación de servicios, según la situación
evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las líneas de
autoridad y la responsabilidad.
Comunicar y trasladar al auditado las observaciones
Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo
frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoría, éstas deben ser
comunicadas al auditado, en el informe preliminar, para que éste presente los
argumentos y soportes pertinentes. Este es el momento en que auditado dentro
del proceso auditor tiene la oportunidad de ejercer plenamente el derecho de
contradicción.
Las observaciones deben incluir las presuntas
incidencias que hayan sido validadas en mesa de trabajo por el equipo auditor.
Nota: Cada contraloría territorial, establecerá los
términos para que el auditado de respuesta al informe preliminar.
Evaluar y validar la respuesta del auditado
La respuesta del auditado a las observaciones
comunicadas, puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su
discrecionalidad la administración toma decisiones con las cuales el auditor
puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es
posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento.
Se debe, en la medida de lo posible, procurar puntos
de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios
correspondientes, acerca del análisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque
persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de
medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en
los resultados o el efecto de la decisión.
Cuando la respuesta del auditado requiera de
niveles superiores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo
auditor, en la reunión de mesa de trabajo se convocará a la sesión al
funcionario competente para decidir conforme a las normas de administración del
proceso auditor.
A criterio de la contraloría territorial, se puede
realizar una mesa de trabajo con participación del auditado, con el propósito
de discutir y comprender, con mayor acierto, los argumentos planteados en la
respuesta.
Si la respuesta del auditado satisface y desvirtúa
de manera idónea y soportada la observación de auditoría esta se retira,
dejando constancia en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de las
razones técnicas y los soportes necesarios de la decisión tomada por el equipo
auditor.En mesa de trabajo, una vez valoradas las pruebas realizadas, las
evidencias obtenidas y la respuesta del auditado, se concluye sobre si la observación
se establece como hallazgo, quedando en firme las incidencias a que haya lugar.
Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el
equipo auditor se sustentará ante el comité técnico o la instancia competente
para su validación teniendo en cuenta la reglamentación de la administración
del proceso auditor.
Habrá de tenerse en cuenta que existen situaciones
que finalmente no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, pero que
pueden ser objeto del ejercicio de la función de advertencia; en los casos
excepcionales en los que dentro de la fase de ejecución de la auditoría y dada
la complejidad del asunto no se tenga certeza sobre la ocurrencia del hecho, la
causación del daño patrimonial, la entidad afectada y la determinación de los
presuntos responsables, podrá ordenarse la apertura de la indagación.
OBJETIVO GENERAL
Determinar los parámetros y directrices que se
deben aplicar en la fase de informe de la auditoría, con el fin de estructurar
un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los
destinatarios correspondientes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir la estructura del informe de acuerdo con la
modalidad de auditoría.
Establecer las características y requisitos de los
informes emitidos.
Determinar los responsables de la elaboración,
aprobación y comunicación de los resultados del proceso auditor de las
contralorías territoriales.
ALCANCE
Hace referencia a la elaboración del informe
preliminar y al informe final que contienen los conceptos, pronunciamientos,
opiniones y los resultados de la evaluación de la gestión fiscal.
CONCEPTO Y PROPÓSITO DEL INFORME DE AUDITORÍA
El informe de auditora es el documento final del
proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos
definidos en el memorando de asignación de auditoria, en el plan de trabajo y
el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución.
Los propósitos del informe definitivo son:
Registrar los resultados de la auditoría
adelantada;
Describir de manera precisa, clara y concisa los
hallazgos determinados durante el proceso auditor;
Apoyar el control político que ejercen las
respectivas corporaciones públicas;
Servir de insumo para que el ente auditado formule
el plan de mejoramiento; y
Comunicar e informar públicamente los resultados de
la auditoría.
ATRIBUTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL INFORME
El informe debe cumplir con los siguientes
atributos:
El informe debe tener las siguientes
características de presentación:
ESTRUCTURACIÓN DEL INFORME
El informe de auditoría, de acuerdo con el
memorando de asignación debe contener, como mínimo, lo siguiente:
CONTENIDO AUDITORÍA
MODALIDAD REGULAR AUDITORÍA MODALIDAD
ESPECIAL AUDITORÍA MODALIDAD EXPRES
Carátula Si Si Si
Hoja de presentación Si Si Si
Tabla de contenido Si Si Opcional
Dictamen integral Si No No
Carta de conclusiones No Si Si
Resultados de auditoría Si Si Si
Anexos Si Si Si
ACTIVIDADES BÁSICAS PARA GENERACIÓN DE INFORMES
Para la elaboración de los informes, teniendo en
cuenta el memorando de asignación de auditoría, se deben seguir los siguientes
procedimientos:
Equipo auditor
Jefe del área
o a quién se delegue
Jefe del área o a quién se delegue
El contralor o a quién se delegue
Equipo auditor
Jefe del área o a quién se delegue
Jefe del área o a quién se delegue
El contralor o a quién se delegue
Elaboración del informe preliminar
Esta actividad es realizada por el equipo auditor,
con base en las observaciones y conclusiones que se obtengan durante la fase de
ejecución de la auditoría.
Este se organiza de acuerdo con los atributos y
modelos establecidos, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las
observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones detectados y validados
en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo.
Nota: Para la modalidad de la auditoría exprés, la
contraloría territorial podrá prescindir del informe preliminar, previa
aprobación de la instancia competente.
Revisión y validación del informe preliminar
Debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que
se haya cumplido con el (los) objetivo(s) definido(s) en el memorando de asignación
de auditoría, plan de trabajo y programas de auditoría. En el evento en que se
detecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el (los)
responsable (s) de la revisión, validación y aprobación del informe debe(n)
solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes.
Aprobación del informe preliminar
Todo informe preliminar que se comunique al
auditado debe ser aprobado en la instancia correspondiente, en el cual se
declara la conformidad o no del mismo.
Firma y remisión del informe preliminar
El informe preliminar se entiende culminado una vez
esté firmado por las respectivas instancias y sea remitido al ente auditado
Elaboración de informe definitivo
Esta actividad es realizada por el equipo auditor,
una vez se haya surtido el derecho de contradicción, con base en los resultados
de validación de respuestas y se efectúen los ajustes a que haya lugar.
Revisión del informe definitivo
Con base en los ajustes producto del derecho de
contradicción, la(s) instancia(s) competente (s) revisarán el contenido del
informe definitivo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en cada
contraloría territorial.
Aprobación del informe definitivo
Una vez revisado el informe definitivo se procederá
a su aprobación por parte de la instancia competente, de acuerdo con los
procedimientos establecidos en cada contraloría territorial.
Firma y remisión del informe definitivo
El informe se entenderá liberado una vez firmado
por las respectivas instancias. Surtido este trámite se remitirá al auditado en
los términos establecidos por cada contraloría territorial.
Modelo de informe modalidad regular
Modelo de Informe modalidad especial y exprés
